• ZUS
  • Monitor Księgowego

Jak starać się o podpis elektroniczny, którego ZUS będzie wymagał od 21 lipca 2008 r.

Ostatnia aktualizacja: 2008-05-13
Autor: Łukasz Kowalczyk

Od 21 lipca br. kartę kryptograficzną z zapisanym certyfikatem kwalifikowanym będzie musiał posiadać przynajmniej jeden pracownik firmy, która wysyła elektronicznie dokumenty do ZUS.

Coraz więcej firm zaczyna interesować się podpisem elektronicznym. Ustawa o podpisie elektronicznym obowiązuje już 7 lat, ale dopiero w 2008 r. płatnicy składek, którzy rozliczają się z ZUS za pośrednictwem przekazu elektronicznego, będą zobowiązani do podpisywania elektronicznych dokumentów bezpiecznym e-podpisem weryfikowanym ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Obowiązek ten wprowadziła ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Od 21 lipca br. posługiwanie się e-podpisem ma być obowiązkiem płatników składek w rozliczeniach z ZUS. Możliwość przesyłania dokumentów przekazem elektronicznym, bez konieczności osobistego ich dostarczania do ZUS, okazała się dużym udogodnieniem dla płatników składek, mimo że początkowo płatnicy zostali zmuszeni do zakupu wymaganego sprzętu komputerowego. Tak samo będzie z bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jeszcze bardziej ograniczy wizyty w ZUS.

Podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który jest:

• przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

• sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego.

E-podpis ma z punktu widzenia użytkownika same zalety, a jedyną jego wadą jest to, że trzeba za niego zapłacić. Jednak za pomocą jednej karty chipowej można załatwić większość spraw urzędowych - i to nie tylko w ZUS, ale w całej administracji publicznej, np. w urzędzie skarbowym.

E-podpis, czyli elektroniczny dokument tożsamości, będzie niedługo tak powszechny jak plastikowy dowód osobisty. W wirtualnym świecie zaświadcza on, tak jak w świecie rzeczywistym dowód osobisty czy paszport, że jesteśmy tą osobą, na którą się powołujemy. Bezpieczny podpis elektroniczny jest gwarancją, że podpis złożony pod wirtualnym dokumentem należy do osoby, która go podpisała.

Złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym pod elektronicznym dokumentem ma taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis na papierze. Ma on jednak przewagę nad podpisem odręcznym. Dokument podpisany na papierze można zmienić nawet po złożeniu podpisu i zmiana może być niezauważalna. Natomiast podpis elektroniczny jest tak powiązany z dokumentem, że jakakolwiek jego późniejsza zmiana jest rozpoznawalna.

Gwarancją bezpieczeństwa podpisu elektronicznego jest to, że podmiot, który świadczy usługi certyfikacyjne (czyli zaświadczający swoim autorytetem autentyczność podpisów elektronicznych) przed wydaniem certyfikatu jest zobowiązany do rzetelnego zweryfikowania tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie kwalifikowanego certyfikatu.

Centra Certyfikacji

Certyfikaty kwalifikowane wraz z urządzeniem do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego i odpowiednim oprogramowaniem należy nabyć w jednym z trzech kwalifikowanych centrów certyfikacji, które zostały wpisane do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji (www.centrast.pl). Są to:

• Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.

adres WWW: www.kir.pl

telefon: 22 5460207

• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

adres WWW: www.sigillum.pl

telefon: 22 5312752

• Unizeto Technologies S.A.

adres WWW: www.certum.pl

telefon: 0801540340; 91 4801340

Każde centrum prowadzi swoją politykę handlową i cenową. Można w nim wykupić tylko certyfikat zapisany na karcie kryptograficznej (na okres ważności jednego roku lub 2 lat) albo cały zestaw obejmujący, oprócz karty kryptograficznej z certyfikatem, czytnik kart i odpowiednie oprogramowanie. Większość użytkowników nie ma czytników, dlatego pierwszy zakup będzie najczęściej zakupem całego zestawu. Cena najprostszego zestawu umożliwiającego wysyłanie dokumentów do ZUS wynosi minimum ok. 360 zł. Dla bardziej wymagających klientów, którzy zechcą wykupić certyfikat o dwuletnim okresie ważności, cena za zestaw jest wyższa o kilkadziesiąt złotych.

Cena najprostszego zestawu koniecznego do przekazywania dokumentów do ZUS, zawierającego: certyfikat kwalifikowany zapisany na karcie kryptograficznej z rocznym okresem ważności, czytnik kart, oprogramowanie do obsługi karty, wynosi:

Koszt odnowienia certyfikatu po upływie okresu jego ważności nieznacznie przekracza 100 zł, zakładając, że odnawiamy go na 1 rok. Szczegółowe cenniki są dostępne na stronach internetowych kwalifikowanych centrów certyfikacji.

Rys. 1. Przykładowy zestaw do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego: karta kryptograficzna, czytnik i płyta CD z oprogramowaniem i sterownikami do czytnika

Używanie e-podpisu

Docelowo wszystkie najważniejsze sprawy urzędowe będzie można załatwić posługując się e-podpisem. Obecnie można wykorzystywać bezpieczny podpis elektroniczny m.in. do:

• przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS z wykorzystaniem aktualnej wersji programu „Płatnik”;

• składania wniosków do ZUS za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu Podawczego (http://eup.zus.pl); wykorzystując EUP można złożyć w ZUS następujące wnioski:

- wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,

- wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek,

- zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej,

- wniosek ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego,

- wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (30-krotność),

• przekazywania dokumentacji podatkowej za pomocą systemu e-Deklaracje (www.e-deklaracje.gov.pl); od 1 stycznia 2008 r. za pomocą e-Deklaracje można wypełnić i przekazać formularze: VAT-7, VAT-UE, CIT-8, PIT-8A, VAT-10, VAT-11, VAT-12, VAT-Z, VAT-R, VAT-R/UE, VAT-UE, VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UEK, WZP-1M, WZP-1K, WZP-1R, WZS-1M, WZS-1K, WZS-1R, POG-3A, ORD-U, ORD-TK, ORD-W1, IFT-1/IFT-1R, IFT-2/IFT-2R, IFT-3/IFT-3R, CIT-2, CIT-2/0, CIT-6, CIT-8/0, CIT-D, VAT-23, VAT-24, VAT-7K, VAT-8, VAT-9, PIT-4. Od 1 kwietnia br. dojdzie jeszcze możliwość przekazania takich deklaracji, jak: PIT-37, PIT-36, PIT-38, PIT-36l, PIT/O, PIT/D,

• pozyskiwania wypisów elektronicznych dotyczących wszystkich podmiotów gospodarczych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (http://pdi.cors.gov.pl),

• zawierania umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej,

• podpisywania korespondencji urzędowej z podmiotami administracji publicznej za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej (m.in. dzięki platformie ePUAP),

Rys. 2. Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego w programie Płatnik w celu używania e-podpisu

• nadawania mocy prawnej dokumentom w kontaktach prawnych przez internet,

• wystawiania faktur w formie elektronicznej.

W przyszłości wykorzystując certyfikaty kwalifikowane będzie można bez wychodzenia z domu złożyć wniosek o wymianę dowodu osobistego, prawa jazdy, o wydanie paszportu, zarejestrować samochód, a nawet zagłosować w wyborach powszechnych.

Biorąc pod uwagę różnorodność zastosowania, certyfikat kwalifikowany z pewnością szybko będzie wykorzystywany przez firmy nie tylko do przesyłania dokumentów do ZUS.

Procedury ubiegania się o bezpieczny podpis elektroniczny

UNIZETO

1 sposób: użytkownik wypełnia wnioski zamieszczone na www.certum.pl -> umowa w sprawie podpisu zostaje potwierdzona u notariusza -> Punkt Rejestracji przesyła niezbędne dokumenty do Centrum Certyfikacji, gdzie certyfikat jest nagrywany na kartę kryptograficzną -> użytkownik otrzymuje zestaw za pośrednictwem poczty.

W kancelariach wyszczególnionych na stronie internetowej Unizeto usługa notariusza jest nieodpłatna. Korzystając z usług innych kancelarii trzeba ponieść opłatę zgodnie z taksą notarialną.

2 sposób: wypełnione wnioski użytkownik składa w wybranym Punkcie Rejestracji (lista punktów na stronie internetowej www.certum.pl) -> użytkownik odbiera zestaw.

Wymagane dokumenty: dowód osobisty lub paszport, odpis z KRS - w przypadku osób prawnych.

PWPW

Użytkownik wypełnia wnioski i składa je za pośrednictwem strony internetowej www.epr.sigillum.pl lub bezpośrednio w wybranym Punkcie Rejestracji (lista punktów rejestracji na stronie internetowej www.sigillum.pl) -> użytkownik odbiera zestaw.

Wymagane dokumenty: dowód osobisty lub paszport, odpis z KRS - w przypadku osób prawnych.

KIR

Użytkownik składa wnioski w jednym z Ośrodków Rejestracji Kluczy (lista ośrodków na stronie internetowej www.kir.pl) -> użytkownik odbiera zestaw.

Wymagane dokumenty: dowód osobisty lub paszport, odpis z KRS - w przypadku osób prawnych.

Niektóre Ośrodki Rejestracji Kluczy KIR posiadają urządzenia do nagrywania certyfikatów na karty kryptograficzne. Nagrywanie odbywa się wówczas lokalnie, w związku z czym nie ma etapu, w którym Centrum Certyfikacji odsyła zestaw do klienta lub Punktu Rejestracji.

Rys. 3. Przykładowy schemat procedury ubiegania się o zestaw w Unizeto (2 sposób), PWPW i KIR

• art. 2 ust. 1 pkt 5, art. 40 pkt 5 lit. c, art. 64 pkt 3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.),

• art. 3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Opracował Łukasz Kowalczyk

informatyk

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń nr 5/2008

Copyright © 2008 INFOR PL S.A.